Institutionssekreterare
Swedish School of Sport and Health Sciences · Stockholm · tidsbegränsad anställning · Deadline 2026-11-18
Gymnastik- och idrottshögskolan (GIH) i Stockholm söker en **institutionssekreterare** för administrativt stöd vid Institutionen för rörelse, kultur och samhälle. Befattningen är en **tidsbegränsad anställning på heltid** under 2027, med tillträde i februari 2027 eller enligt överenskommelse, och det finns möjlighet till förlängning. Rollen är placerad direkt under prefekten och fokuserar främst på studie-, utbildnings- och programadministration. Arbetsuppgifterna omfattar hantering av studentärenden som registreringar, omprov och studieuppehåll, utbildningsärenden i Ladok, kursnedläggningar i samråd med studierektorer samt kurslogistik i Canvas. Därtill ingår programadministration för lärarutbildningar och sommarkurser samt praktisk mötes- och evenemangslogistik vid större samlingar och programavslutningar. Behörighetskraven är **akademisk examen om lägst kandidatnivå** inom ett område som arbetsgivaren bedömer relevant, god datorprogramvana med erfarenhet av systemadministration samt god förmåga att uttrycka sig väl på både svenska och engelska i tal och skrift. Vid urvalet läggs mycket stor vikt vid personlig lämplighet, särskilt att den sökande är organiserad, noggrann, flexibel, serviceinriktad och har god samarbetsförmåga. Stor vikt fästs även vid tidigare erfarenhet av liknande administrativa arbetsuppgifter, gärna inom utbildningssektorn.
Gymnastik- och idrottshögskolan, GIH, är Sveriges främsta kunskapscentrum för idrott, prestationsutveckling, fysisk aktivitet och hälsa. Vi bedriver forskning med hög kvalitet och samhällsrelevans med fokus på människan i rörelse. Vi utbildar lärare i skolämnet idrott och hälsa, såväl som tränare, hälsovetare, beteendevetare, sport- och hälsomanagers, idrottsvetare och forskare. Vid GIH arbetar och studerar 160 medarbetare och 1 400 studenter. Högskolan är belägen i centrala Stockholm i nära anslutning till Stockholms Stadion och ett stort idrotts- och friluftsområde.
Arbetsuppgifter
Vi söker en strukturerad och engagerad institutionssekreterare som vill bidra med administrativt stöd på institutionnivå. Framför allt gäller arbetet studie-, utbildnings- och programadministration.
Hos oss ges du möjlighet att arbeta tillsammans med inspirerande kollegor med olika bakgrund och professioner. GIH är ett lärosäte som värnar om att ge plats för nytänkande. Vi erbjuder dig en tjänst i en platt organisation med stort driv.
VidInstitutionen för rörelse, kultur och samhälle (RKS) finns ämnesområdena Pedagogik, Ämnesdidaktik och Management - med inriktning mot idrott och hälsa. Institutionen ansvarar för flera lärarutbildningsprogram, Kandidatprogramen Sport Managent och Health Management, Högskoleprogrammet Idrott och hälsa, Masterprogramsinriktning, Högskolepedagogik samt ett antal fristående kurser. RKS leds av en prefekt och tre biträdande prefekter, och utbildningarna samordnas av sammanlagt fyra studierektorer och en mängd kursanavariga/examinatorer. Vi är idag cirka femtio medarbetare varav två institutionssekreterare. Som institutionssekreterare på RKS kommer du att vara placerad direkt under prefekten.
De huvudsakliga arbetsuppgifterna består av:
- Hantering av studentärenden, bl.a. omprov, registreringar, behörighetsgranskningar, studieuppehåll samt återupptagande av studier.
- Hantering av utbildningsärenden i studiedokumentationssystemet Ladok, bl.a. resultatnoteringar, resultatuppföljningar och skapande av aktivitetstillfällen.
- Nedläggning av kurser, i samverkan med studierektorer och kursansvariga.
- Programadministration kring ÄL inriktning mot gymnasiet, KPU 60, KPU 90 och sommarkurser.
- Logistik kring kurser i lärplattformen Canvas, bland att placera in studenter.
- Möteslogistik i samband med större möten.
- Logistik i samband med programavslutningar.
- I övrigt förekommande arbetsuppgifter inom ramen för anställningen.
Behörighetskrav
Behörig att anställas är den som har:
- Genomgått akademisk utbildning, motsvarande lägst kandidat, som arbetsgivaren bedömer relevant.
- Datorprogramvana och erfarenhet av systemadministration.
- God förmåga att uttrycka sig väl på svenska och engelska i tal och skrift.
Bedömningsgrunder
För denna anställning har följande bedömningsgrunder fastställts:
- Mycket stor vikt läggs vid personlig lämplighet, där vi ser att du som person är utvecklingsinriktad, nyfiken och flexibel samtidigt som du är organiserad och noggrann när det krävs. Du har en god servicekänsla och tycker om att arbeta med människor. Du tar egna initiativ men är också duktig på att samverka.
- Stor vikt läggs vid erfarenhet från liknande arbete/arbetsuppgifter, gärna inom utbildningssektorn.
Varaktighet/Arbetstid
Anställningen är en tidsbegränsad anställning på heltid som beräknas pågå under 2027, med möjlighet till till förlängning. Tillträde i februari 2027 eller enligt överenskommelse.
Lön
Individuell lönesättning tillämpas.
Ansökningsförfarande
Du ansöker via vår hemsida genom att klicka på knappen "Ansök". Handlingar bifogas elektroniskt och ska vara i word- eller pdf-format. Ansökan ska innefatta följande handlingar:
- sammanställning av utbildningar och anställningar (CV),
- personligt brev.
Ansökan ska vara GIH tillhanda senast den 18 november 2026.
Läs mer om GIH:s medarbetarskapspolicy.
Åberopade meriter ska kunna intygas vid anmodan.
GIH verkar för mångfald och jämställdhet inom samtliga anställningskategorier. Vi ser därför gärna sökande med olika bakgrund och erfarenheter.
Vi undanber oss direktkontakt med bemannings- och rekryteringsföretag samt försäljare av platsannonser.