Systemförvaltare
Lund University · Lund · Tillsvidareanställning · Deadline 2026-11-18
Lunds universitet söker en **systemförvaltare** för en heltidstjänst tills vidare med placering i Lund. Rollen innebär ett **delat uppdrag** mellan sektionen Juridik och dokumenthantering samt sektionen HR inom den universitetsgemensamma förvaltningen. Arbetet omfattar samlat ansvar för att planera, utveckla, prioritera och följa upp systemförvaltningen, inklusive budgetunderlag, leverantörsdialog och avtalsuppföljning. Inom juridik och dokumenthantering förvaltar rollen diarieföringssystemet W3D3, medan HR-delen fokuserar på ett nyligen upphandlat verktyg för medarbetarundersökningar samt utveckling av framtida systemstöd för regler enligt lagen om anställningsskydd. Uppdraget innebär även att kravställa vid upphandlingar, leda förvaltningsforum, utbilda användare och säkerställa efterlevnad av lagkrav kring dataskydd, informationssäkerhet och arkivering. Provanställning kan komma att tillämpas. Krav för tjänsten är relevant **högskoleutbildning** samt aktuell erfarenhet av kvalificerad systemförvaltning i en komplex organisation. Den sökande ska ha erfarenhet av att införa nya system eller molntjänster, leda förvaltningsarbete eller projekt med flera intressenter, hantera leverantörsdialog, kravställning, avtalsuppföljning samt upphandling eller avrop. Vidare krävs erfarenhet av riskvärderande arbete, mycket god svenska i tal och skrift samt god engelska. Erfarenhet av W3D3, HR-system, offentlighet och sekretess samt certifieringar inom systemförvaltning eller IT-styrning är meriterande.
Organisation: Lunds universitet, Sektionen Juridik och dokumenthantering
Beskrivning av arbetsplatsen
Sektionerna Juridik och dokumenthantering samt HR har uppdrag att ge verksamhetsstöd till organisationen som helhet, bland annat genom att förvalta och utveckla centrala IT-system som används över hela universitetet.
Aktuell anställning är placerad vid sektionen Juridik och dokumenthantering och innebär en delad roll som systemförvaltare för både sektionen Juridik och dokumenthantering och sektionen HR inom Lunds universitetsgemensamma förvaltning. Arbetet omfattar systemförvaltning inom båda sektionernas verksamhetsområden, där du bidrar med din kompetens i verksamheter med nära koppling till universitetets myndighetsutövning, administrativa processer samt stöd till chefer och medarbetare.
Inom sektionen Juridik och dokumenthantering ansvarar du för W3D3, universitetets gemensamma systemstöd för diarieföring, där allmänna handlingar registreras och förvaras i enlighet med Lunds universitets dokumenthanteringsplan. Inom sektionen HR ansvarar du för ett nyligen upphandlat system för medarbetarundersökningar och kommer även involveras i viktigt arbete med ett framtida systemstöd för hantering och uppföljning av regler enligt lagen om anställningsskydd, exempelvis beräkning av anställningstid, företrädesrätt och konvertering till tillsvidareanställning.
Du arbetar nära systemägare, verksamhetsspecialister, användare, IT-funktioner, informationssäkerhets- och dataskyddsfunktioner, andra systemförvaltare samt externa leverantörer.
Vi erbjuder
Lunds universitet är en statlig myndighet vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.
Hos oss får du ett självständigt och omväxlande uppdrag med stor möjlighet att påverka hur systemförvaltningen utvecklas och organiseras. Rollen ger dig breda kontaktytor och möjlighet att kombinera verksamhetsutveckling, förvaltning, informationssäkerhet och leverantörsstyrning i två centrala verksamheter. Inom båda sektionerna omges du av erfarna kollegor som kompetensdelar inom de områden som IT-systemen ska stödja.
Vi arbetar strukturerat och tillsammans för en god arbetsmiljö, med tydliga prioriteringar, gemensamt ansvarstagande och utrymme för dialog och utveckling.
Sektionerna tillämpar flextid, vilket skapar goda förutsättningar för balans mellan arbete och fritid.
Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss Jobba hos oss.
Arbetsuppgifter och ansvarsområden
Som systemförvaltare har du ett samlat ansvar för att planera, samordna, utveckla och följa upp förvaltningen av de system som ingår i uppdraget. Systemförvaltarkompetensen kan över tid användas även för andra system. Du delar din arbetstid mellan sektionen Juridik och dokumenthantering och sektionen HR och arbetar i nära dialog med respektive systemägare och verksamhet.
Du kommer att ansvara för att planera, genomföra och följa upp systemförvaltningen genom att ta fram mål, aktiviteter, prioriteringar och budgetunderlag. I rollen ingår att fånga upp verksamhetens behov, omsätta dem till tydliga krav och säkerställa att systemen utvecklas och förvaltas på ett sätt som stödjer verksamheten. Du samordnar införanden och förändringar, hanterar dialogen med externa leverantörer och följer upp avtal, leveranser och servicenivåer.
Du deltar också i upphandlingar och avtalsförvaltning samt leder och samordnar olika förvaltningsforum. En viktig del av arbetet är att identifiera och hantera risker samt säkerställa att lagkrav och universitetets krav inom exempelvis dataskydd, informationssäkerhet, arkivering, offentlighet och sekretess följs. Tillsammans med relevanta specialistfunktioner ansvarar du för frågor som behörighetsstyrning, dokumentation och kontinuitetsplanering.
Vidare arbetar du med att utveckla användarstöd, rutiner och utbildningsinsatser för att skapa goda förutsättningar för användarna. Du följer även den tekniska och verksamhetsmässiga utvecklingen och bidrar till att ta tillvara möjligheter och hantera risker kopplade till exempelvis AI, automatisering och datadrivna arbetssätt.
Kvalifikationer
Krav för anställningen är:
- Högskoleutbildning inom ett område som arbetsgivaren bedömer relevant för anställningen.
- Aktuell erfarenhet av kvalificerad systemförvaltning i en komplex organisation.
- Erfarenhet av att införa nya system eller molntjänster och av att verka i en tillhörande förvaltningsorganisation.
- Erfarenhet av att självständigt planera, samordna och följa upp systemförvaltning eller projekt med flera intressenter.
- Erfarenhet av leverantörsdialog, avtalsuppföljning och kravställning.
- Erfarenhet av upphandling eller av att ta fram underlag och krav inför upphandling eller avrop av IT-system.
- Erfarenhet av riskvärderande arbete i anslutning till systemförvaltning, behörighetsstyrning, projekt eller IT-styrning.
- Förmåga att analysera verksamhetsbehov och omsätta dem till tydliga, prioriterade och uppföljningsbara krav och aktiviteter.
- Mycket god förmåga att uttrycka sig på svenska i tal och skrift samt god förmåga att kommunicera på engelska.
- God samarbetsförmåga och förmåga att skapa struktur, tydlighet och framdrift i arbete där ansvar och resurser delas mellan flera verksamheter.
- Förmåga att arbeta självständigt, göra välgrundade prioriteringar och samtidigt förankra frågor hos systemägare och berörda specialistfunktioner.
Meriterande för anställningen är:
- Erfarenhet av diarieföringssystem, särskilt W3D3 eller motsvarande system.
- Erfarenhet av HR-system och då gärna system för medarbetarundersökningar och/eller systemstöd för arbetsrättsliga beräkningar.
- Kunskap om offentlighet och sekretess, arkivkrav, tillgänglighet och hantering av allmänna handlingar.
- Erfarenhet av informationsklassning, konsekvensbedömning eller kontinuitetsplanering
- Erfarenhet av AI, automatisering eller datadriven verksamhetsutveckling i systemförvaltningssammanhang.
- Utbildning eller certifiering inom något eller några av följande: systemförvaltning, projektledning, IT-styrning, informationssäkerhet eller dataskydd.
Övrigt
Anställningen är en tillsvidareanställning på 100% med önskat tillträde i början av 2027 eller enligt överenskommelse. Arbetsplatsen är förlagd till Lund, främst universitetets lokaler i Byrålogen på Sandgatan och Arkivcentrum Syd på Porfyrvägen. Provanställning kan komma att tillämpas.
Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.
Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.
Jobbfakta
Fält – Värde
Anställningsform – Tillsvidareanställning
Anställningens omfattning – Heltid
Tillträde – 2027-02-01 eller enligt överenskommelse
Löneform – Månadslön
Antal lediga befattningar – 1
Sysselsättningsgrad – 100
Ort – Lund
Län – Skåne län
Land – Sverige
Referensnummer – PA2026/3125
Kontakt – Åsa Berglund, +46462221671, asa.berglund@legal.lu.se
Facklig företrädare – SEKO: Seko Civil, 046-2229366, sekocivil@seko.lu.se; OFR/ST:Fackförbundet ST:s kansli, 046-2229362, st@st.lu.se; SACO:Saco-s-rådet vid Lunds universitet, 046-2220000, kansli@saco-s.lu.se
Publicerat – 2026-10-28
Sista ansökningsdag – 2026-11-18