User Access Operations Coordinator
Lund University · Lund · Tillsvidare med provanställning · Deadline 2026-11-18
Lunds universitet söker en **User Access Operations Coordinator** på heltid till User Office vid MAX IV i Lund. Anställningen är en tillsvidareanställning där provanställning kan komma att tillämpas. Rollen innebär att samordna och administrera de operativa processerna kring användaråtkomst för akademiska och industriella forskare. Arbetet omfattar daglig användarsupport, planering och uppföljning av operativa aktiviteter, framtagande av dokumentation och vägledningsmaterial samt löpande administration och utveckling av användarkontorets digitala system och verktyg. Teamet arbetar teambaserat och tvärfunktionellt för att stärka verksamhetens processer och rutiner. Kandidaten ska ha **dokumenterad erfarenhet av koordinering** och prioritering av parallella aktiviteter med hög noggrannhet och struktur. Rollen kräver vana vid administrativa system och digitala verktyg, inklusive Microsoft Office, samt erfarenhet av att ta fram dokumentation, utbildningsmaterial eller hålla presentationer. Mycket goda **språkkunskaper i engelska** i både tal och skrift är ett krav då det utgör det huvudsakliga arbetsspråket, liksom goda kunskaper i svenska eller förmåga att kommunicera effektivt i en svenskspråkig miljö. Det är meriterande med erfarenhet från universitet, forskningsinfrastruktur eller internationell miljö, samt vana vid dataanalys, rapportering och avancerade kunskaper i Excel. Stor vikt läggs vid personlig lämplighet.
Organisation: Lunds universitet, MAX IV, Access & Collaborations
MAX IV söker nu en samarbetsvillig och välorganiserad Operations Coordinator till User Office, som ingår i gruppen Access & Collaborations.
Ditt team
Access & Collaborations Group ansvarar för MAX IV:s användarprogram och kontakten med våra industriella och akademiska användare. User Office stödjer användarnas tillgång till MAX IV genom samordning av viktiga operativa processer, användarsupporttjänster samt utveckling av effektiva verktyg och arbetssätt. I nära samarbete med kollegor vid MAX IV, forskare och andra intressenter kommer du att bidra till att säkerställa en professionell, effektiv och transparent användarupplevelse. I takt med att User Office fortsätter att utveckla sina arbetssätt kommer du att bidra både till den dagliga verksamheten och till utvecklingen av tjänster, rutiner och arbetssätt inom teamet.
Vill du arbeta på en av världens ljusstarkaste synkrotronljusanläggningar?
Om rollen
User Office utvecklar en samarbetsinriktad verksamhetsmodell där teammedlemmarna arbetar tvärs över verksamhetens aktiviteter och stöttar varandra både i den dagliga driften och i utvecklingsarbetet. Även om enskilda personer kan tilldelas ansvar för specifika processer eller ansvarsområden, bygger framgången på lagarbete, kunskapsdelning och ett gemensamt engagemang för att leverera tjänster av hög kvalitet.
Som Operations Coordinator kommer du att spela en aktiv roll i att stärka detta arbetssätt och bidra till att bygga upp en flexibel, motståndskraftig och serviceinriktad verksamhetsfunktion.
Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer bland annat att vara
- Samordna och stödja aktiviteter som bidrar till en effektiv och transparent process för användaråtkomst.
- Ge vägledning och stöd till användare, personal och andra intressenter när det gäller Användarkontorets tjänster och system.
- Bidra till planering, administration och uppföljning av återkommande operativa aktiviteter.
- Utveckla och underhålla dokumentation, kommunikationsmaterial och resurser för användarvägledning.
- Delta i administration, support och löpande utveckling av system och verktyg som används av användarkontoret.
- Bidra till rapportering, datahantering och operativa uppföljningsaktiviteter.
- Bidra till utveckling och förbättring av användarkontorets tjänster, system och operativa rutiner.
- Ta ansvar för tilldelade aktiviteter och processer samtidigt som du bidrar till användarkontorets gemensamma ansvar och mål.
För att lyckas i rollen krävs det att du har följande kvalifikationer
- Dokumenterad erfarenhet av att samordna, planera och prioritera flera aktiviteter samtidigt, samtidigt som struktur, noggrannhet och hög kvalitet upprätthålls.
- Starka kommunikations- och samarbetsförmågor, med förmåga att ge pålitligt stöd till MAX IV-användare och bygga upp effektiva arbetsrelationer med personalen i hela organisationen.
- Erfarenhet av att ta fram dokumentation och utbildningsmaterial eller genomföra presentationer och workshops.
- Utmärkta muntliga och skriftliga kommunikationsförmågor på engelska. Eftersom engelska är det huvudsakliga arbetsspråket i denna roll är en hög nivå av skriftlig och muntlig engelska avgörande.
- Säkerhet i att arbeta med digitala verktyg och administrativa system, inklusive Microsoft Office-program, samt förmåga att snabbt lära sig nya tekniker och processer.
- God kunskaper i svenska, eller förmåga att kommunicera effektivt i en svensktalande miljö.
- Förmåga att anpassa sig till förändrade prioriteringar och bidra positivt till organisationens utveckling och förbättringsinitiativ.
Följande erfarenheter ser vi som meriterande
- Erfarenhet från ett universitet, en forskningsorganisation, en storskalig forskningsinfrastruktur eller en annan kunskapsintensiv och internationell miljö.
- Erfarenhet av arbete med rapportering, dataanalys eller operativ uppföljning, inklusive avancerade kunskaper i Microsoft Excel.
Som person är du samarbetsvillig, strukturerad och proaktiv och som trivs med att arbeta med människor, processer och system. Du tar ansvar för ditt arbete samtidigt som du inser värdet av lagarbete och gemensamt ansvar för att uppnå gemensamma mål.
Du är serviceinriktad, anpassningsbar och känner dig trygg i situationer där etablerade rutiner inte ger alla svar. Du kommunicerar tydligt, bygger upp förtroende hos kollegor och intressenter och du möter utmaningar med nyfikenhet och ett lösningsorienterat tankesätt.
Vi värdesätter personer som delar med sig av sin kunskap, stöttar kollegor och bidrar till en positiv och samarbetsinriktad teamkultur.
Vi lägger stor vikt vid personliga egenskaper. Var vänlig och beskriv konkret i din ansökan hur din utbildning, erfarenhet och personliga arbetssätt stämmer överens med de kvalifikationer och ansvarsområden som beskrivs ovan.
Vad vi erbjuder
Som en del av vårt MAX IV-team kliver du in i en värld av banbrytande forskning. Vi gör det osynliga synligt genom att stödja forskare från hela världen och skapa vetenskapliga resultat till nytta för samhället. Vi erbjuder dig en mångkulturell arbetsmiljö med stora möjligheter till personlig utveckling och respekt för en sund balans mellan arbete och fritid.
Vill du arbeta i en utmanande och stödjande miljö? Kom då till oss och ta chansen att verkligen göra skillnad!
För mer information, besök:
https://www.lunduniversity.lu.se/about-lund-university/work-lund-university
https://www.sweden.se
https://www.maxiv.lu.se/about-us/careers/compensation-benefits/
Provanställning kan förekomma.
MAX IV är ett nationellt forskningslaboratorium med Lunds universitet som värduniversitet. MAX IV tillhandahåller toppmodern utrustning för forskning inom områden som teknik, fysik, strukturbiologi, kemi och nanoteknik. MAX IV med sina 16 strålrör tar emot upp till 2 000 nationella och internationella forskare årligen, vilka genomför banbrytande experiment inom material- och biovetenskap med hjälp av det briljanta röntgenljuset.
Vi undanber oss alla kontakter från annonsförsäljare, rekryterings- och bemanningsföretag på grund av statliga upphandlingsregler.
Jobbfakta
Fält – Värde
Anställningsform – Tillsvidare med provanställning
Anställningens omfattning – Heltid
Tillträde – Enligt överenskommelse
Löneform – Månadslön
Antal lediga befattningar – 1
Sysselsättningsgrad – 100
Ort – Lund
Län – Skåne län
Land – Sverige
Referensnummer – PA2026/3028
Kontakt – Margit Nothnagl, Adm. direktör, +46462226672, margit.nothnagl@maxiv.lu.se; Marc Obiols, Teamlead UO, +46462227892, marc.obiols@maxiv.lu.se
Facklig företrädare – OFR/S:Fackförbundet ST:s kansli, 046-2229362, st@st.lu.se; SACO:Saco-s-rådet vid Lunds, 046-2229364, kansli@saco-s.lu.se
Publicerat – 2026-11-04
Sista ansökningsdag – 2026-11-18