VD-assistent / Office Coordinator på deltid

KFX HR-partner Skandinavien AB · Malmö · 6 månader eller längre

KFX HR-partner söker en **VD-assistent / Office Coordinator på deltid** för ett konsultuppdrag hos ett internationellt bolag i centrala Malmö. Tjänsten innebär en kombination av kvalificerad administrativ support till VD och ledning samt ansvar för löpande kontorsadministration. Arbetsuppgifterna omfattar bland annat kalenderhantering, att koordinera och boka styrelsemöten i Sverige och internationellt, hantera researrangemang och förbereda mötesunderlag. Därtill ingår allmän kontorsservice såsom beställningar, besöksmottagning, kontakt med externa leverantörer och hantering av facility-ärenden. För rollen krävs **flytande svenska och engelska** i både tal och skrift. Arbetsgivaren ser gärna att sökanden har **slutförd gymnasieexamen** samt erfarenhet från arbete som assistent, executive assistant, office coordinator eller motsvarande administrativ roll. Erfarenhet av mötes- och resekoordinering, gärna kopplat till lednings- eller styrelsenivå, är meriterande, liksom goda kunskaper i Microsoft Office och Outlook. KFX HR-partner tillämpar individuell lönesättning enligt kollektivavtal med Unionen och genomför en bakgrundskontroll på slutkandidater i rekryteringsprocessen.

Är du en strukturerad och serviceinriktad person som trivs i en roll där du får vara spindeln i nätet? Har du ett öga för detaljer, gillar att ligga steget före och trivs med att ge service på hög nivå? Då kan detta vara rollen för dig!

Vi söker nu en VD-assistent / Office Coordinator på deltid till ett internationellt bolag med kontor i centrala Malmö. I rollen får du en varierad vardag där du kombinerar kvalificerad administrativ support till VD och ledning med ansvar för kontorsadministration och koordinering.

Du kommer bland annat att ansvara för att koordinera och boka styrelsemöten, både i Sverige och internationellt, samt hantera resebokningar och praktiska arrangemang kring möten och resor. Rollen innebär många kontaktytor, både internt och externt, och passar dig som tycker om att skapa struktur, ge professionell service och få saker att hända.

Eftersom vår kund är ett internationellt företag är det viktigt att du behärskar både svenska och engelska flytande, i såväl tal som skrift.

Om oss

KFX HR-partner är ett auktoriserat bemannings-, rekryterings- och omställningsföretag. Vi är mycket måna om att du ska trivas hos oss och på din kundarbetsplats. Hos oss är du en viktig och uppskattad person, både som anställd och som kollega. Vi är ett bemanningsföretag som värnar om den personliga kontakten med alla våra medarbetare. Vårt mål är att vara bemanningsbranschens bästa arbetsgivare.

Du kommer att bli anställd av KFX HR-partner, därför är det viktigt att du trivs i rollen som konsult. Som konsult är det viktigt att du kan ta egna initiativ, är flexibel och pålitlig. Du är vårt och kundens ansikte utåt och ska därför förstå vår och kundföretagets organisation. Våra ledord på KFX HR-partner är Stolthet, Omtanke och Engagemang, dessa ska genomsyra allt vi gör.

Arbetsuppgifter

Som VD-assistent / Office Coordinator blir du en viktig del av den dagliga verksamheten och fungerar som ett administrativt stöd till VD och organisationen. Du får en central roll med många kontaktytor och ansvarar för att koordinera, strukturera och följa upp olika administrativa uppgifter.

Rollen kombinerar VD-assistans, styrelseadministration, resekoordinering och kontorsservice, vilket gör att du behöver vara både noggrann, serviceinriktad och flexibel.

Exempel på arbetsuppgifter:

Administrativt stöd till VD och ledning i det dagliga arbetet
Koordinera och boka styrelsemöten, både inrikes och utrikes
Ansvara för kalender- och möteskoordinering
Planera och boka resor, inklusive flyg, hotell och andra researrangemang
Koordinera praktiska detaljer inför möten, resor och andra företagsrelaterade aktiviteter
Förbereda mötesunderlag, presentationer och enklare dokumentation
Hantera uppföljning och administration kopplat till styrelsemöten och ledningsmöten
Vara kontaktperson gentemot interna och externa kontakter
Stötta organisationen med löpande kontorsadministration
Beställning av kontorsmaterial och hantering av leveranser
Ta emot och välkomna besökare samt hantera receptionstelefon och e-post
Koordinera kontakt med externa leverantörer såsom städfirma, larmföretag och andra serviceleverantörer
Hantera facility-ärenden och säkerställa att kontoret fungerar smidigt
Övriga administrativa uppgifter som uppstår i den dagliga verksamheten

Kvalifikationer

Vi söker dig som är strukturerad, prestigelös och lösningsorienterad och som trivs i en roll där du får ta ansvar och arbeta självständigt. Du har lätt för att prioritera mellan olika arbetsuppgifter och behåller lugnet även när tempot är högt.

Du är serviceinriktad och professionell i ditt bemötande och har en naturlig känsla för vad som behöver göras, gärna innan någon behöver be dig om det. Du är en tydlig kommunikatör och känner dig bekväm med att ha många olika kontaktytor, både på svenska och engelska.

För att trivas i rollen ser vi att du är en person som tycker om variation, administration och koordinering. Du har ett noggrant och strukturerat arbetssätt samtidigt som du är flexibel och prestigelös när situationen kräver det.

Vi ser gärna att du har:

Slutförd gymnasieexamen
Erfarenhet av arbete som Assistent, Executive Assistant, Office Coordinator eller motsvarande administrativ roll
Erfarenhet av kalender- och möteskoordinering
Erfarenhet av resebokning och koordinering av resor
Erfarenhet av att koordinera möten med flera deltagare och gärna styrelse- eller ledningsmöten
Mycket goda kunskaper i svenska och engelska, både tal och skrift
Goda kunskaper i Microsoft Office-paketet och Outlook
God administrativ förmåga och ett strukturerat arbetssätt
Förmåga att arbeta självständigt och ta egna initiativ
Hög servicekänsla och professionellt bemötande
Förmåga att prioritera och hantera flera uppgifter parallellt

Övrigt

Tillträde: Enligt överenskommelse Omfattning: Deltid, Placering: Centrala Malmö Lön: Individuell lönesättning enligt kollektivavtal Unionen

Detta är ett konsultuppdrag där du är anställd av KFX och arbetar ute hos kund. Vi gör en bakgrundskontroll i samtliga rekryteringsprocesser.

Vid frågor eller funderingar kontakta ansvarig rekryterare Edwin Ek på edwin.ek@kfx.se.

Vi tar inte emot ansökningar via mejl. Urval sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Ta därför chansen och sök redan idag!

#LPA

All jobs