Vikariat som HR-specialist med inriktning mot kvalificerad handläggning inom akademiska anställningar
Karolinska Institutet · Solna · Tidsbegränsad anställning · Deadline 2026-11-11
Karolinska Institutet söker en **HR-specialist med inriktning mot kvalificerad handläggning inom akademiska anställningar** för ett **vikariat på heltid** i Solna under cirka 10 månader, med start senast i slutet av februari 2027. Arbetsplatsen erbjuder viss möjlighet till distansarbete när verksamheten tillåter. Rollen innebär att driva, samordna och handlägga ärenden kopplade till rekrytering av lärare och forskare samt docenturprocesser. Du arbetar självständigt med att ta fram beslutsunderlag, säkerställa rättssäker tillämpning av regelverk, föredra ärenden i beslutande organ samt utveckla interna processer och styrdokument i samverkan med institutioner och sakkunniga. Rollen kräver relevant utbildning, företrädesvis inom samhällsvetenskap, juridik, beteendevetenskap eller motsvarande, samt erfarenhet av **handläggande, utredande eller projektledande arbete inom offentlig förvaltning**. Sökande måste kunna tillämpa lagar och förordningar, vara van vid IT-stödda miljöer och uttrycka sig mycket väl i tal och skrift på både svenska och engelska. Det är meriterande med erfarenhet av kvalificerad handläggning inom lärarrekrytering eller docenturärenden, liksom erfarenhet av att utveckla styrdokument och rutiner inom statlig förvaltning. Stor vikt läggs vid personliga egenskaper.
Vill du bidra till en bättre hälsa för alla?
Vill du vara med och rekrytera framtidens lärare för banbrytande forskning och utbildning vid Karolinska Institutet? Här får du möjlighet att både arbeta självständigt och i grupp i en dynamisk och kreativ organisation.
Nu söker vi en driven kollega till enheten för Akademiska anställningar vid inom Karolinska Institutets gemensamma verksamhetsstöd. Vi söker framför allt dig med erfarenhet av regelstyrd handläggning och utredning inom offentlig förvaltning.
Rollen är ett vikariat med start efter överenskommelse, dock senast i slutet av februari 2027. Vikariatet förväntas pågå i cirka 10 månader.
Din roll
Hos oss blir du en del av Enheten för akademiska anställningar och arbetar tillsammans med åtta erfarna kollegor i frågor som rör akademiska karriärvägar och rekrytering av lärare och forskare. Enheten ansvarar bland annat för samordning av högre läraranställningar, docenturärenden och universitetsgemensamma utlysningar.
I rollen samarbetar du nära Karolinska Institutets institutioner och kollegiala organ. Du fungerar som en viktig kontaktperson genom hela rekryterings- eller docenturprocessen och bidrar med professionellt stöd som kombinerar service med hög kvalitet. Arbetet innebär många kontaktytor och samverkan med bland annat forskare, lärare, institutionsledning, HR-funktioner och administrativa kollegor inom hela universitetet. Du har även kontakt med sökande och sakkunniga på svenska och engelska.
Du driver självständigt ärenden och processer framåt, tar fram beslutsunderlag och säkerställer att gällande regelverk följs. Arbetet innebär att planera och prioritera mellan flera parallella ärenden inom givna tidsramar samt att föredra ärenden i olika beslutande organ.
Rekrytering av lärare är en lagstyrd och kollegial process, vilket innebär att arbetet har en tydlig handläggande och myndighetsnära karaktär.
Utöver de löpande handläggningsuppgifterna bidrar du till enhetens och avdelningens utvecklingsarbete genom att tillsammans med kollegor utveckla och förbättra arbetssätt, rutiner, processer och styrdokument inom verksamhetsområdet.
Vem är du?
Vi söker dig som har erfarenhet av handläggande, utredande eller projektledande arbete inom offentlig förvaltning samt en relevant utbildning, företrädesvis inom samhällsvetenskap, juridik, beteendevetenskap eller motsvarande.
Du har god förmåga att tillämpa lagar, förordningar och interna regelverk och är trygg i att göra välgrundade bedömningar och ta fram beslutsunderlag med hög integritet. Eftersom rollen har nära koppling till myndighetsutövning ställs höga krav på rättssäkerhet, noggrannhet och ansvarstagande.
Som person arbetar du självständigt och strukturerat och kan driva ärenden från start till mål. Du har en prestigelös och serviceinriktad inställning, samtidigt som du är trygg i att företräda regelverket även när beslut är komplexa eller ifrågasätts. Du kan prioritera mellan flera parallella ärenden och hålla givna tidsramar med bibehållen kvalitet och noggrannhet.
Då du ger stöd och service till Karolinska Institutets kärnverksamhet är det av största vikt att du arbetar professionellt och lösningsorienterat. Du behöver också ha mycket god samarbetsförmåga, vara ödmjuk i ditt bemötande och kommunicera på ett sätt som gör det lätt att skapa och bibehålla goda relationer, både inom Karolinska Institutet och externt.
Du är van att arbeta i IT-stödda miljöer och uttrycker dig mycket väl i tal och skrift på både svenska och engelska. Du kan presentera ärenden och förklara komplexa frågor på ett tydligt och begripligt sätt.
Det är meriterande om du har erfarenhet av att utveckla styrdokument, rutiner eller processer inom statlig förvaltning. Erfarenhet av kvalificerad handläggning inom lärarrekrytering eller docentur är också meriterande.
Vi lägger stor vikt vid dina personliga egenskaper och din förmåga att kombinera service, självständighet och integritet i din yrkesutövning
Vad erbjuder vi?
En kreativ, internationell och inspirerande miljö fylld av kompetens och nyfikenhet. Karolinska Institutet är ett av världens ledande medicinska universitet. Vår vision är att driva utvecklingen av kunskap om livet och verka för en bättre hälsa för alla. Här bedriver vi framgångsrik medicinsk forskning och har det största utbudet av medicinska utbildningar i Sverige. Som universitet är Karolinska Institutet en statlig myndighet. Det gör att du får goda förmåner genom vårt kollektivavtal. Medarbetare på KI erbjuds också möjlighet till ett flexibelt arbetssätt. Det innebär att om den verksamhet du jobbar i tillåter, så kan du arbeta en del av din arbetstid på distans. Du får även träna fritt i våra moderna friskvårdsanläggningar där utbildad personal finns på plats.
Placering: Solna
Tio skäl att välja Karolinska Institutet
Ansökan
KI tillämpar individuell och differentierad lönesättning enligt våra kollektivavtal RALS och RALS-T.
Ansökan ska göras via rekryteringssystemet Varbi. I denna rekrytering söker du med ditt CV utan personligt brev. I ansökningsformuläret kommer du istället att få svara på några frågor om varför du söker jobbet.
Vill du göra skillnad – och bidra till en bättre hälsa för alla? Sök jobb hos oss
Jobbfakta
Fält – Värde
Anställningsform – Tidsbegränsad anställning
Anställningens omfattning – Heltid
Löneform – Månadslön
Antal lediga befattningar – 1
Sysselsättningsgrad – 100%
Ort – Solna
Län – Stockholms län
Land – Sverige
Referensnummer – STÖD 2-4334/2026
Kontakt – Marie Sandström Akram, Enhetschef, Akademiska anställningar, marie.sandstrom.akram@ki.se
Facklig företrädare – Anna Sarkany, SACO, anna.sarkany@ki.se; Robert Lindberg, SEKO, Robert.G.Lindberg@seko.se; Karl Gudmundsson Qureshi, OFR, karl.gudmundsson.qureshi@ki.se
Publicerat – 2026-10-21
Sista ansökningsdag – 2026-11-11